Институт консульской службы возник ввиду потребностей развивавшейся торговли. По нормам международного права в основные задачи консулов входили охрана и защита в стране пребывания экономических и правовых интересов своего государства и соотечественников, а также сбор информации о состоянии экономики и торговли в стране пребывания, что требовало обширных и разносторонних познаний. В 1820 г. был принят консульский устав. За выполнение своих функций консулы взимали сборы по тарифу, поступавшие в государственный доход, и имели льготы и привилегии. Присвоение ранга – генеральный консул, консул, вице-консул и консульский агент – зависело от назначающей стороны, с учётом объёма и значимости выполняемых задач. Консулы делились на штатных, находившихся на государственной службе и получавших содержание от казны, и нештатных, которые могли быть гражданами страны пребывания. Сборы, взимаемые ими, являлись их доходом. Значительное количество нештатных консульских учреждений являлось существенным изъяном структуры.

Сеть консульских учреждений России складывалась постепенно и поначалу грешила европоцентризмом. В 1825 г. из 34 генеральных консульств 19 находились в Европе, остальные – в Египте, Персии, Смирне, Трапезунде. Кроме того, имелись 21 консульство, 11 вице-консульств и 3 консульских агента. К началу 1880-х гг. Россия располагала: 27 штатными генеральными консульствами, 46 штатными и 28 нештатными консульствами, 19 штатными и 217 нештатными вице-консульствами и 46 нештатными консульскими агентами. Министерство стремилось заменить нештатные консульства штатными, но из-за ограниченности финансовых средств это удавалось далеко не всегда и не во всех пунктах, имевших для России важное политическое или торговое значение³⁷. Недостаточность финансирования вынуждала МИД использовать традиционное «латание дыр» за счёт пересмотра штатов.

Учреждение штатного консульства становилось возможным, когда пошлины, взимаемые нештатными вице-консулами, достигали приблизительно тех же размеров, как и требуемый на уплату содержания штатному консулу расход, поскольку он возмещался бы консульскими сборами, поступавшими (при существовании там штатного консульства) в государственный доход. Но главное – в МИД вполне обоснованно считали, что от нештатных консулов, «сколь бы они не были добросовестны, нельзя ожидать плодотворного служения нашим задачам, в особенности в тех случаях, когда их национальные или личные интересы приходят в столкновение с нашими»³⁸.

В 40-х – начале 50-х гг. XIX в. Россия имела 18 генконсульств, 20 штатных и 86 нештатных консульств. На Дальнем Востоке их было немного: в открытых портах Китая (Тяньзине) и ряде других пунктов (Урге, Кульдже); в Японии имелись лишь консульские агенты в открытых портах, вице-консульство в Чемульпо и дипломатический представитель в Сеуле. В 1870-х гг. появилось генконсульство в Иокогаме и консульство – в Нагасаки. В Новом свете были учреждены генконсульства в Сан-Франциско (1874) и Перу (1862), нештатное консульство в Портленде (1883), диппредставительство в Аргентинской республике (1885), причём обязанности посланника выполнял по совместительству российский посланник в Бразилии; в декабре 1890 г. (в связи с предстоящим появлением канала через Панамский перешеек) учредили миссию в Мехико. Хуже обстояло дело на Африканском континенте: штатное консульство в Алжире открыли только в марте 1884 г., а с 1868 г. делами русских подданных там занимались консулы иностранных держав, не знавшие ни российского законодательства, ни русского языка, ближайшее же отечественное консульство находилось лишь в Марселе. Только в середине 1890-х гг. появились миссии в Эфиопии и Марокко.

В начале 1880-х гг. в МИД озаботились пересмотром консульского устава с целью увеличить доходы казны при меньшей сложности взимания пошлин, для чего попытались сделать консульский тариф единообразным. Проект нового устава до 1890 г. не рассматривался в законодательном порядке, поскольку государственное казначейство не смогло ассигновать необходимых средств. К тому же министр финансов С.Ю. Витте предлагал переводить нештатные консульства в штатные только там, где консульские сборы по старому тарифу составляли значительный доход, и согласиться на участие Министерства финансов в подборе кандидатуры консула. Полемика между двумя ведомствами лишний раз продемонстрировала несогласованность работы государственного аппарата империи. МИД отстоял своё законное право назначать консулов, но список консульств пришлось несколько сократить и упразднить консульские посты, утратившие значение. С 1 января 1894 г. новый тариф вступил в силу.

Весьма ответственные функции в центральном аппарате министерства выполняла шифровальная экспедиция при Канцелярии³⁹. Немногочисленный штат этого «чёрного кабинета» перлюстрировал и дешифровал переписку руководителей внешнеполитических ведомств иностранных держав со своими представителями в Санкт-Петербурге. В результате министр иностранных дел России зачастую узнавал то, что не предназначалось для его сведения, а также получал информацию раньше, чем посол какой-либо державы сообщал ему её на основании инструкций. В канцеляриях всех российских посольств и миссий также были чиновники, ответственные за шифровку и расшифровку корреспонденции, которой они обменивались с центром. В конце XIX в. российским криптографам удалось вскрыть бóльшую часть шифров других стран.

Шифровальная экспедиция (Цифирная часть, Служба шифров или Особая канцелярия) возникла по указу Александра I от 7 ноября 1804 г. Структура её сложилась не сразу: в 1823 г. был учреждён Цифирный комитет для детального изучения создаваемых шифров, используемых в переписке центрального аппарата с заграничными установлениями, чтобы гарантировать секретность корреспонденции; 30 апреля 1838 г. Николай I утвердил новое положение о Цифирной части, в состав которой вошёл уже существовавший Цифирный комитет и две экспедиции. Чтобы сделать службу привлекательной, Нессельроде предложил предоставить каждому служащему особые выгоды: достаточно высокое жалованье, премиальные, награды и получение казённой квартиры. Вознаграждение за раскрытие иностранного шифра, прибавки к пенсии за выслугу лет, повышение в чине и получение знаков отличия могли служить, по его мнению, достаточно действенными рычагами.

Спустя 18 лет, в декабре 1856 г. Горчаков докладывал Александру II, что опыт доказал недостаточность, выражаясь современным языком, «социальных гарантий», чтобы удержать чиновников Цифирной части на их должностях, а также ошибочность разделения её на две экспедиции. По новому положению, структура упрощалась, количество чиновников сокращалось, вводились новые правила о вознаграждении за открытие ключей с дифференциацией за их расшифровку. 4 ноября 1867 г. Государственный совет одобрил «Положение для Цифирной части при МИД», которое действовало до 1886 г.

Докладывая Александру III о чрезвычайном росте объёма шифрованной корреспонденции, особенно телеграмм, при сохранении прежнего штата сотрудников – всего три человека, Н.К. Гирс предлагал ввести ещё две штатные должности; кроме того, увеличить получаемые каждые пять лет службы прибавки к жалованью со 100 руб. до 15% с суммы штатного оклада, получаемого каждые пять лет службы. Эта акция преследовала две цели: удержать сотрудников «как можно долее при их специальных занятиях» и вознаградить «за малую подвижность их служебной карьеры». Тогда же «Положение» о повышенных пенсиях этой категории чиновников дополнили правом выйти на пенсию по болезни.

В конце 1904 г. шеф экспедиции с гордостью сообщал об успехах в работе сотрудников: если в 1901 г. они расшифровали 424 английских телеграммы, 1902 г. – 498, 1903 г. – 651, то к середине октября 1904 г. – 812 телеграмм. Даже если сделать скидку на то, что в связи с усложнением международных отношений возрастало и количество отправляемых телеграмм, успехи были очевидны. В 1895 г. расшифровали 26% поступивших документов; 1896 г. – 35; 1897 г.– 29; 1898 г. – 35; 1899 г. – 45; 1900 г. – 27; 1901 г.– 42; 1902 г. – 67; 1903 г. – 56; 1904 г. – 77%.